تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی و فرآیندهای مربوطه

دفاتر قانونی مجموعه‌ای از اسناد هستند که تمامی رویدادهای مالی شامل خرید، فروش، درآمد، هزینه و سایر رویدادهای مالی باید بر اساس تاریخ وقوع در آن‌ها ثبت و نگهداری شوند. هدف از این ثبت، فراهم کردن مبنای لازم برای رسیدگی‌های مالیاتی است. در نسخه جدید، این وظیفه همچنان ادامه دارد اما به صورت الکترونیکی و در قالب «دفاتر تجاری الکترونیکی» انجام می‌شود. تفاوت اصلی در این است که ثبت، نگهداری، گزارش‌گیری و حسابرسی در فضای ابری و از طریق سامانه‌های الکترونیکی صورت می‌گیرد.

این انتقال به سمت دفاتر الکترونیکی، مزایایی مانند کاهش خطای انسانی، افزایش سرعت فرآیندها، بهبود شفافیت و دسترسی آسان‌تر به گزارش‌ها را به همراه دارد. همچنین، الزامات مربوط به طبقه‌بندی و ارائه اطلاعات مطابق با استانداردهای حسابداری حفظ شده است.

از تاریخ ۲ اردیبهشت ۱۴۰۴، فرآیند ثبت، بایگانی و ارائه دفاتر به صورت آنلاین و در قالب فایل‌های استاندارد (مانند اکسل یا CSV) آغاز شده است. این فرآیند شامل مراحل زیر است:

• پیش از تکمیل، دفاتر از طریق وب‌سرویس به سازمان امور مالیاتی استعلام می‌شوند.
• قالب استاندارد فایل‌های اکسل یا CSV برای درج اطلاعات مالی در اختیار مؤدیان قرار می‌گیرد.
• پس از ثبت، دفاتر در سامانه نگهداری و آماده ارسال می‌شوند.

بررسی فرآیند بارگذاری و ساختار دفاتر الکترونیکی

در فرآیند بارگذاری فایل، سامانه صحت ساختار و محتوای فایل را بررسی می‌کند و نتیجه آن را در قالب پیش‌نمایش نمایش می‌دهد. کاربر می‌تواند وضعیت پردازش و خطاهای احتمالی را در بخش «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» پیگیری کند.

انواع دفاتر قانونی که در قالب دفاتر الکترونیکی بر اساس آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ تعریف شده‌اند، تغییر نکرده است و صرفاً بستر نگهداری آن‌ها به صورت الکترونیکی تبدیل شده است. این دفاتر عبارتند از:

• دفتر روزنامه (الکترونیکی): محل ثبت رویدادهای مالی روزانه بر اساس تاریخ.
• دفتر کل (الکترونیکی): انتقال و تجمیع اقلام ثبت‌شده در دفتر روزنامه بر حسب سرفصل یا کد حساب.
• دفتر روزنامه و کل مشترک: دفتری با ستون‌های متفاوت برای استخراج صورت‌های مالی.
• دفتر معین: تفکیک حساب‌های دفتر کل بر اساس نیازهای خاص، که کارهای حساب نیز در حکم معین محسوب می‌شود.
• سایر دفاتر: دفاتر مورد استفاده طبق قوانین خاص مانند شهرداری و محاسبات عمومی.

در تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی، ساختار سرفصل‌ها، ترتیب تاریخی و تکیه بر اسناد و مدارک همچنان الزامی است. تنها تفاوت این است که ثبت دستی روی کاغذ جای خود را به بارگذاری فایل استاندارد در سامانه داده است.

ماده ۱ – تعریف دفاتر الکترونیکی: دفاتر روزنامه و کل هستند که بر اساس قالب مصوب تهیه می‌شوند.

ارسال دفاتر الکترونیکی و مقررات مربوطه

سازمان امور مالیاتی، دفاتر الکترونیکی باید در قالب‌های مجاز مانند Excel یا CSV تهیه و به صورت الکترونیکی از طریق سامانه ملی مالیات ارسال شوند. فایل‌های ارسالی باید تنها شامل یک شیت باشند و ستون‌ها باید به ترتیب و با عناوین مشخص شده قرار گیرند. در هر سطر، تنها یکی از ستون‌های مربوط به گردش بدهکار یا بستانکار باید مقدار داشته باشد. فایل‌هایی با بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید در قالب CSV ارسال شوند.

بر اساس ماده ۲، تمامی اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول مالیاتی موظف به تحریر و ارسال دفاتر الکترونیکی هستند. مهلت ارسال این دفاتر حداکثر تا پایان اسفند ماه هر سال مالی است، و مودیان باید دفاتر مربوط به سال بعد را از طریق سامانه ملی مالیات بارگذاری کنند. برای این کار، وارد درگاه ملی خدمات الکترونیکی مالیاتی (my.tax.gov.ir) شده، گزینه «سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب و بازه زمانی گردش حساب و کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده را تعیین می‌کنند. پس از آن، فایل را بارگذاری و پیش‌نمایش ده سطر اول را مشاهده می‌نمایند.

بر اساس ماده ۶، سامانه به صورت خودکار صحت قالب و تطابق داده‌ها را بررسی می‌کند. در صورت وجود خطا، مودی موظف است اصلاحات لازم را انجام داده و فایل را مجدداً بارگذاری کند.

همچنین، بر اساس ماده ۷، مودیان باید اصل فایل‌های ارسالی و اسناد پشتیبان مانند فاکتورها و قراردادها را حداقل به مدت ۵ سال نگهداری کنند. عدم ارسال به‌موقع دفاتر الکترونیکی، مشمول جریمه‌ای معادل ۲۰٪ مالیات متعلق به آن سال خواهد بود.

حذف دفاتر فیزیکی و انتقال به سامانه الکترونیکی

از سال ۱۴۰۴، دفاتر پلمپ‌شده فیزیکی حذف شده و مودیان تنها ملزم به ارسال دفاتر الکترونیکی هستند. برای این منظور، وارد سامانه دفاتر الکترونیکی شده و به سرویس‌های مربوطه دسترسی پیدا کنید. برای ورود، به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی مراجعه کنید و گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب نمایید. پس از آن، با وارد کردن کد ملی و شماره اقتصادی، به سامانه وارد شوید.

در ادامه، می‌توانید قالب استاندارد شامل ستون‌های مورد نیاز را دانلود کنید. برای فایل‌هایی با بیش از ۱۰۰۰ رکورد، از فرمت CSV استفاده کنید و نوع فایل (Excel یا CSV) و تنظیمات جداکننده (برای CSV) را مشخص نمایید. سپس، بازه زمانی گردش حساب و کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده را تعیین کرده و فایل را بارگذاری کنید. پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به صورت پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود تا صحت اطلاعات بررسی گردد. در صورت وجود خطا، پیام‌های خطا نمایش داده می‌شود که باید رفع شوند.

همچنین، می‌توانید تاریخچه بارگذاری‌های انجام‌شده را مشاهده کنید. این جدول شامل «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» است و وضعیت هر بارگذاری (موفق، در حال پردازش، خطا) قابل مشاهده است. در صورت نیاز، امکان دانلود فایل و مشاهده جزئیات خطاها وجود دارد.

مزایای استفاده از سامانه تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی عبارتند از:

• کاهش هزینه و زمان: حذف نیاز به دفاتر کاغذی و ارسال آنلاین داده‌ها
• دقت و صحت بیشتر: کنترل خودکار قالب و مقادیر عددی
• شفافیت و پیگیری آسان

دسترسی به پیش‌نمایش و گزارش وضعیت بارگذاری، جلوگیری از جعل اسناد، هماهنگی با سایر سامانه‌ها

بر اساس جزء الف ماده ۶ آیین‌نامه ماده ۹۵، تمامی اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول موظف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر (اعم از دستی، ماشینی یا الکترونیکی) بر پایه اسناد و مدارک مربوطه هستند.

در دسته‌بندی صاحبان مشاغل، موارد زیر مدنظر قرار می‌گیرد:

• گروه اول یا بر اساس نوع فعالیت، مانند واردکنندگان، صادرکنندگان، واحدهای تولیدی و معدنی دارای مجوز، هتل‌های سه‌ستاره و بالاتر، بیمارستان‌ها و کلینیک‌های تخصصی، صرافی‌ها، فروشگاه‌های زنجیره‌ای و موارد دیگر، یا بر اساس حجم فعالیت، یعنی درآمد یا فروش فراتر از نصاب اعلام‌شده.
• در فعالیت‌های صرفاً خدماتی، نصاب معیار گروه‌بندی ۵۰٪ نصاب مربوطه در نظر گرفته می‌شود.
• گروه‌های دوم و سوم نیز بر اساس مقررات موظف به نگهداری اسناد و تکمیل صورت درآمد و هزینه هستند؛ اما تمرکز این بخش بر گروه‌هایی است که ملزم به نگهداری دفاتر قانونی در بستر الکترونیکی می‌باشند.

در مهرماه سال ۱۴۰۳، اعلام شد که دفاتر فیزیکی به تدریج حذف و جایگزین دفاتر الکترونیکی خواهند شد.

برنامه‌ریزی و الزامات پلمب دفاتر قانونی در سال ۱۴۰۴

در بازه زمانی اردیبهشت تا ۱۷ اردیبهشت ۱۴۰۴، دوره آزمایشی ۱۵ روزه برای آموزش و آزمون عملکرد سامانه پلمب دفاتر قانونی برگزار شد. در این مدت، داده‌ها به صورت نهایی ثبت نمی‌شدند. بر اساس اطلاعیه‌های بعدی، این فرصت آموزشی تا تاریخ ۲۰ خرداد ۱۴۰۴ تمدید شد و پس از آن، داده‌های آزمایشی حذف گردیدند.

از تاریخ ۱۸ اردیبهشت ۱۴۰۴، بهره‌برداری رسمی و اجباری از سامانه پلمب دفاتر آغاز شد. در این تاریخ، جایگزینی واقعی دفاتر کاغذی با دفاتر قانونی الکترونیکی عملیاتی شد. نتیجه عملی این تغییر آن است که از این تاریخ، پلمب فیزیکی برای گروه‌های مشمول حذف شده و پلمب الکترونیکی با بارگذاری فایل‌های استاندارد در درگاه مالیاتی الزامی است.

پلمب دفاتر قانونی فرآیندی است که طی آن دفاتر حسابداری، شامل دفتر روزنامه و دفتر کل، به تأیید رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌رسند. هدف از این فرآیند، معتبر ساختن تمامی رویدادهای مالی شرکت‌ها و اشخاص حقیقی است. این اقدام، تغییر یا حذف اطلاعات مالی را محدود می‌کند و صحت ثبت تراکنش‌ها را تضمین می‌نماید.

مراحل و مهلت‌های بارگذاری دفاتر الکترونیکی پلمب‌شده

در صورت نداشتن دفاتر الکترونیکی، چنانچه دفاتر پلمب شده به صورت الکترونیکی باشند، باید داده‌ها را بر اساس فرمت ابلاغی در مهلت تعیین‌شده بارگذاری کنید. بر اساس جمع‌بندی‌های اعلام‌شده، مهلت نهایی برای بارگذاری اطلاعات مربوط به سال ۱۴۰۳، پایان خرداد ۱۴۰۴ است. دوره‌های گزارش‌دهی به صورت شش‌ماهه در نظر گرفته شده است و مهلت بارگذاری هر دوره، دو ماه پس از پایان آن است. به عنوان نمونه، برای دوره شش‌ماهه اول سال ۱۴۰۴ (فروردین تا شهریور)، حداکثر تا دی‌ماه ۱۴۰۴ باید اطلاعات بارگذاری شود. در اطلاعیه‌های مختلف، از جمله در سال ۱۴۰۴، به دو ماه مهلت برای بارگذاری اشاره شده است و برنامه کاهش تدریجی بازه‌های زمانی در سال‌های آینده نیز اعلام شده است. مرجع نهایی برای اطلاع‌رسانی، اعلان‌های سامانه و سازمان امور مالیاتی است.

مراحل پلمب و تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی

1. ورود به درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی و انتخاب سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی.
2. دریافت نام کاربری و رمز عبور و انجام فرآیند احراز هویت، شامل امضای دیجیتال.
3. دانلود قالب اکسل برای وارد کردن داده‌ها و ادامه مراحل مربوطه.

راهنمای مراحل و مدارک لازم برای پلمب و تحریر دفاتر الکترونیکی

برای تکمیل فرآیند پلمب و تحریر دفاتر الکترونیکی، ابتدا باید دستورالعمل مربوطه را به دقت مطالعه کنید. این مطالعه شامل مواردی مانند نحوه تکمیل فایل، ترتیب ستون‌ها، شرح سند تا حداکثر ۲۵۵ کاراکتر، برابری جمع بدهکار و بستانکار، و تطابق تاریخ‌ها با بازه زمانی فایل است.

در مرحله بعد، تنظیمات بارگذاری فایل انجام می‌شود که شامل موارد زیر است:

• انتخاب نوع فایل (Excel یا CSV)
• در صورت استفاده از فایل CSV، تعیین Delimiter مناسب
• انتخاب کد رهگیری مربوط به دفتر پلمب
• تعیین تاریخ انتهای بازه زمانی مورد نظر

پس از تنظیمات، فایل مورد نظر را بارگذاری کنید و پیش‌نمایش ۱۰ سطر از داده‌ها نمایش داده می‌شود. در صورت وجود خطا، آیتم‌های علامت‌دار با علامت (!) را اصلاح نمایید.

در مرحله نهایی، فایل اصلاح‌شده را ارسال کنید و وضعیت پردازش آن را بررسی نمایید. پس از تایید، ثبت نهایی انجام می‌شود و رکورد مربوطه در تاریخچه بارگذاری در صدر لیست قرار می‌گیرد.

در طول سال، باید رویدادهای مربوط به دفاتر را به صورت روزانه ثبت کنید و انتقال آن‌ها را تا ۱۵ ماه پس از پایان دوره انجام دهید. برای سال ۱۴۰۴، توجه به دوره‌های شش‌ماهه و مهلت دوماهه پس از پایان هر دوره ضروری است.

مدارک و اطلاعات لازم برای پلمب و تحریر دفاتر در قالب اشخاص حقوقی و حقیقی به شرح زیر است:

اطلاعات مربوط به پلمب الکترونیکی از طریق ثبت اسناد به صورت برخط به سامانه منتقل می‌شود. پس از انتقال، باید مطابق دستورالعمل سامانه، فایل‌ها را بارگذاری کنید.

برای انجام عملیات، نیاز به توکن سخت‌افزاری (از GICA) یا نرم‌افزار کلید ثبت (نسخه اندروید) دارید. همچنین، می‌توانید از میان‌افزار «دستینه» و سامانه «ثبت» برای تسهیل فرآیند استفاده کنید.

مهلت و الزامات ثبت و ارسال دفاتر مالی در سامانه الکترونیکی

بر اساس آیین‌نامه ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، رویدادهای مالی باید به صورت روزانه در دفتر روزنامه ثبت شوند و حداکثر تا پانزدهم هر ماه، اطلاعات مربوط به آن رویدادها به دفتر کل منتقل گردد. در نسخه الکترونیکی نیز، این ترتیب زمانی باید رعایت شود. برای دفاتر مربوط به سال ۱۴۰۴، مهلت بارگذاری داده‌ها در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی، دو ماه پس از پایان هر دوره شش‌ماهه تعیین شده است. به عنوان نمونه، برای دوره فروردین تا شهریور ۱۴۰۴، آخرین فرصت برای ارسال اطلاعات، پایان آبان ۱۴۰۴ است.

رعایت این زمان‌بندی اهمیت زیادی دارد، زیرا تأخیر در ثبت و ارسال دفاتر می‌تواند منجر به رد دفاتر یا اعمال جریمه‌های مالیاتی شود. بر اساس ماده ۱۹۳ قانون مالیات‌های مستقیم، در صورت عدم ارسال دفاتر قانونی الکترونیکی یا ارائه اطلاعات ناقص، مؤدی مشمول جریمه‌ای معادل ۲۰ درصد مالیات متعلق خواهد شد. این جریمه زمانی اعمال می‌شود که مؤدیان علی‌رغم الزام قانونی، از ثبت و ارسال دفاتر در سامانه مربوطه در مهلت مقرر خودداری کنند.

در عمل، تحریر دفاتر الکترونیکی باید در قالب فایل‌های اکسل یا CSV انجام شود. هر فایل باید شامل یک Sheet باشد که عناوین و ترتیب ستون‌ها دقیقاً مطابق قالب سامانه باشد. رعایت این نکته برای جلوگیری از خطاهای ثبت و تسهیل فرآیند بارگذاری ضروری است.

ملاحظات مربوط به ثبت و نگهداری دفاتر قانونی الکترونیکی

در ثبت‌های مالی، بدهکار و بستانکار باید تنها عددی باشد و در هر سطر، فقط یکی از دو ستون مبلغ باید مقدار داشته باشد. شماره سند و شرح آن باید برای رکوردهای مربوط به یک سند یکسان باشد و در صورت نیاز، جزئیات لازم مانند علت رویداد، طرف حساب، شماره حساب بانکی مرتبط و موارد مشابه در شرح ذکر شود. فرمت تاریخ باید به صورت YYYY/MM/DD باشد و تاریخ‌های ثبت شده باید در بازه زمانی فایل جاری قرار داشته باشند. همچنین، فایل‌های با تعداد رکورد بیش از ۱۰۰۰ مورد باید به صورت CSV بارگذاری شوند.

سامانه تحریر دفاتر قانونی الکترونیکی با هدف افزایش شفافیت، کاهش هزینه و زمان، و بهبود دقت در فرآیندهای مالیاتی طراحی شده است و جایگزین دفاتر پلمپ‌شده فیزیکی شده است. با آشنایی کامل با مراحل ثبت‌نام، تکمیل قالب اکسل، بارگذاری و پیگیری، می‌توانید به‌راحتی وظایف قانونی خود را انجام دهید و از جریمه‌های مالیاتی جلوگیری کنید.

اکنون زمان آن است که با ورود به سامانه، فرآیندهای مربوطه را آغاز کنید.

راهنمای تحریر و بارگذاری دفاتر الکترونیکی و کاغذی در سال ۱۴۰۳ و ۱۴۰۴

بر اساس راهنمای جاری، لازم است دفاتر الکترونیکی خود را به‌موقع و به درستی ثبت و تحریر نمایید. در سال ۱۴۰۳، در صورت داشتن دفاتر پلمب شده به صورت کاغذی، باید مطابق مقررات دفاتر دستی عمل کنید. اما اگر دفاتر پلمب شده به صورت الکترونیکی باشند، باید در مهلت مقرر، یعنی تا پایان خرداد ۱۴۰۴، اقدام به بارگذاری آن‌ها نمایید.

در سال ۱۴۰۴، گزارش‌دهی به صورت شش‌ماهه انجام می‌شود و مهلت بارگذاری گزارش‌های هر دوره، دو ماه پس از پایان آن است. برای نمونه، گزارش مربوط به نیمه اول سال، حداکثر تا آبان ۱۴۰۴ باید بارگذاری شود.

تمام اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول، که بر اساس نوع فعالیت یا حجم فعالیت، فراتر از نصاب تعیین‌شده هستند، موظف به استفاده از دفاتر الکترونیکی می‌باشند. سایر گروه‌ها بر اساس تکالیف خود، اسناد و صورت درآمد و هزینه را نگهداری می‌کنند.

پس از دوره آزمایشی که از ۲ تا ۱۷ اردیبهشت ۱۴۰۴ ادامه داشت و تا ۲۰ خرداد تمدید شد، از ۱۸ اردیبهشت ۱۴۰۴، استفاده رسمی و اجباری از دفاتر الکترونیکی برای گروه‌های مشمول آغاز شد. گزارش‌های شش‌ماهه باید در مهلت دو ماه پس از پایان دوره، بارگذاری شوند؛ برای نیمه اول سال ۱۴۰۴، حداکثر تا آبان ۱۴۰۴.

برای انجام این فرآیند، می‌توان از درگاه ملی خدمات الکترونیک سازمان امور مالیاتی (my.tax.gov.ir) و انتخاب گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» استفاده کرد.

بر اساس ماده ۱۹۳، در صورت عدم ارائه دفاتر معتبر، جریمه‌ای معادل ۲۰٪ مالیات متعلق برای عدم ارائه دفاتر تعیین شده است. در صورت نبود دفاتر معتبر، امکان برآورد مالیات به صورت علی‌الرأس وجود دارد.